“采購(gòu)預(yù)告462條，本月新增15條；采購(gòu)公告6126條，本月新增134條；中標(biāo)與成交公告5125條，本月新增133條。”這是記者進(jìn)入“浙江大學(xué)采購(gòu)網(wǎng)”界面看到的數(shù)據(jù)顯示。近幾年，互聯(lián)網(wǎng)對(duì)于傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的改造已伸向各個(gè)領(lǐng)域，新型政府采購(gòu)方式和管理方式正在不斷打破傳統(tǒng)模式。在這樣的背景下，高校一方面要加速高校教育與現(xiàn)代化的融合，另一方面也要解決好內(nèi)部管理改革這道難題。

浙江大學(xué)建立了統(tǒng)一電子服務(wù)平臺(tái)，將信息發(fā)布系統(tǒng)、電子招投標(biāo)系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等進(jìn)行有機(jī)組合，滿(mǎn)足實(shí)現(xiàn)高校政府采購(gòu)內(nèi)部管理的現(xiàn)代化需要。

上線(xiàn)供應(yīng)商服務(wù)平臺(tái)，投標(biāo)只要跑一次

“最多跑一次”改革是“放管服”改革具體實(shí)踐和前沿探索。浙江大學(xué)采購(gòu)中心（以下簡(jiǎn)稱(chēng)采購(gòu)中心）將多年工作的積極探索，通過(guò)技術(shù)支撐和制度創(chuàng)新，大力推進(jìn)“最多跑一次”改革。

以往，傳統(tǒng)招標(biāo)模式下供應(yīng)商投標(biāo)的過(guò)程大致如下：通過(guò)學(xué)校采購(gòu)?fù)饩W(wǎng)或其他相關(guān)政府采購(gòu)網(wǎng)站獲取采購(gòu)公告信息→現(xiàn)場(chǎng)報(bào)名并繳納標(biāo)書(shū)費(fèi)用→獲取招標(biāo)文件→制作投標(biāo)文件→繳納投標(biāo)保證金并現(xiàn)場(chǎng)換取收據(jù)→開(kāi)標(biāo)當(dāng)日現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)標(biāo)→未中標(biāo)方中標(biāo)公示期滿(mǎn)后到現(xiàn)場(chǎng)辦理退款手續(xù)、中標(biāo)方簽訂合同→中標(biāo)方合同履行完畢后辦理貨款結(jié)算、履約保證金退還手續(xù)。這種模式下，供應(yīng)商參與投標(biāo)過(guò)程需要到采購(gòu)中心跑上4到5次，投標(biāo)程序繁雜且投標(biāo)成本較高。

而如今，在供應(yīng)商服務(wù)平臺(tái)上線(xiàn)后，供應(yīng)商的投標(biāo)程序有了一番新改變，其大概如下：參與報(bào)名僅需關(guān)注采購(gòu)中心微信公眾號(hào)→在微信系統(tǒng)中直接點(diǎn)擊報(bào)名操作、按要求在線(xiàn)提交資格證明材料和標(biāo)書(shū)款繳納材料電子稿→經(jīng)工作人員確認(rèn)后即視為報(bào)名成功→由后臺(tái)自動(dòng)發(fā)送電子版招標(biāo)文件。保證金繳納流程也只需在網(wǎng)上提交保證金繳納憑證即可。未中標(biāo)方的保證金在中標(biāo)公示期滿(mǎn)后，如果供應(yīng)商同意不開(kāi)收據(jù)直接退還，以郵件形式提交退款申請(qǐng)，由采購(gòu)中心直接辦理退還手續(xù)，無(wú)需到現(xiàn)場(chǎng)辦理。供應(yīng)商整個(gè)投標(biāo)全過(guò)程僅需投標(biāo)當(dāng)天到場(chǎng)一次即可。

供應(yīng)商服務(wù)平臺(tái)的上線(xiàn)運(yùn)行，讓數(shù)據(jù)多跑腿、供應(yīng)商少跑路，為供應(yīng)商參與投標(biāo)提供了極大的方便，同時(shí)也為采購(gòu)過(guò)程正常運(yùn)行帶來(lái)諸多益處。首先，降低供應(yīng)商制度性交易成本。服務(wù)平臺(tái)上線(xiàn)運(yùn)行使得供應(yīng)商到場(chǎng)辦理業(yè)務(wù)次數(shù)由原來(lái)的4到5次減少到最多跑1次，直接降低了供應(yīng)商參與投標(biāo)的經(jīng)濟(jì)成本及路途時(shí)間成本。其次，提高政府采購(gòu)的公開(kāi)性、競(jìng)爭(zhēng)性。高校政府采購(gòu)區(qū)別于機(jī)關(guān)部門(mén)、普通企業(yè)之處就在于高校采購(gòu)中科研儀器設(shè)備占有很高的比重，科研設(shè)備的供應(yīng)商相較于通用設(shè)備，其潛在供應(yīng)商數(shù)量較少且地域分散。供應(yīng)商服務(wù)平臺(tái)的上線(xiàn)，讓投標(biāo)方在線(xiàn)即可完成投標(biāo)報(bào)名，降低了投標(biāo)難度，增加采購(gòu)公開(kāi)性，使符合條件的、更多的、范圍更廣的供應(yīng)商都有條件積極參與競(jìng)爭(zhēng)，更充分的發(fā)揮政府采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)，增加采購(gòu)產(chǎn)品的可選擇性。再次，提高了采購(gòu)工作效率。供應(yīng)商服務(wù)平臺(tái)采用線(xiàn)上報(bào)名，報(bào)名信息由投標(biāo)方微信填寫(xiě)，無(wú)需工作人員現(xiàn)場(chǎng)登記，避免了現(xiàn)場(chǎng)報(bào)名辦事排長(zhǎng)隊(duì)的現(xiàn)象，提高了工作效率。同時(shí)，平臺(tái)線(xiàn)上報(bào)名可以讓采購(gòu)方更高效、更完整地做好信息統(tǒng)計(jì)工作，對(duì)特殊情況及時(shí)應(yīng)對(duì)，如參與投標(biāo)的供應(yīng)商不足法定數(shù)量時(shí)，及時(shí)作出延期或其他變更說(shuō)明，減少開(kāi)標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)因投標(biāo)商數(shù)量不足而流標(biāo)造成的對(duì)資源的浪費(fèi)以及對(duì)采購(gòu)進(jìn)程的影響。最后是保證了資金往來(lái)賬目更加清晰。按照《政府采購(gòu)法實(shí)施條例》的規(guī)定，采購(gòu)人或者采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)自中標(biāo)通知書(shū)發(fā)出之日起5個(gè)工作日內(nèi)退還未中標(biāo)供應(yīng)商的投標(biāo)保證金，但實(shí)際操作中往往因供應(yīng)商自身的原因（比如不方便到現(xiàn)場(chǎng)辦理）無(wú)法及時(shí)退回，進(jìn)而產(chǎn)生許多累積多年的賬目。采購(gòu)中心借助供應(yīng)商服務(wù)平臺(tái)，規(guī)范保證金收取、退還流程，中標(biāo)公示后對(duì)未中標(biāo)方保證金入賬后直接出賬退回處理，既對(duì)供應(yīng)商投標(biāo)起到了約束作用，也不會(huì)存在保證金積壓等問(wèn)題，使往來(lái)賬目清晰明了。

探索電子招投標(biāo)，投標(biāo)“最多跑一次”

浙江大學(xué)在校內(nèi)部署了中央國(guó)家機(jī)關(guān)政府采購(gòu)中心的電子招投標(biāo)輔助系統(tǒng)。在系統(tǒng)的支持下，順利試運(yùn)行了三個(gè)項(xiàng)目的電子招投標(biāo)，并配合天津大學(xué)進(jìn)行了全國(guó)高校首個(gè)跨區(qū)域互通互聯(lián)的遠(yuǎn)程異地評(píng)標(biāo)。計(jì)劃經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的整理和總結(jié)后，開(kāi)始逐步實(shí)施電子招投標(biāo)，使得供應(yīng)商投標(biāo)“最多跑一次”變得可能。

“電子招投標(biāo)，就是部分或者全部拋棄紙質(zhì)文件，借助計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)完成招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)。其要點(diǎn)在于投標(biāo)方可直接在系統(tǒng)中完成報(bào)名、投標(biāo)文件制作、加密投標(biāo)，解密評(píng)標(biāo)等過(guò)程，招標(biāo)文件、投標(biāo)文件等均以電子版的形式體現(xiàn)?！闭憬髮W(xué)采購(gòu)中心劉員告訴記者，“采用電子招投標(biāo)系統(tǒng)免除了傳統(tǒng)紙質(zhì)標(biāo)書(shū)的打印、裝訂、運(yùn)輸?shù)荣M(fèi)用，是政府綠色采購(gòu)的重要體現(xiàn)；招標(biāo)文件模塊化操作，利用標(biāo)書(shū)制作工具套用標(biāo)準(zhǔn)模板，可有效減少編制招標(biāo)文件時(shí)間；系統(tǒng)線(xiàn)上報(bào)名投標(biāo)，打破地域的限制，有效保障投標(biāo)人公平的獲取招標(biāo)信息，讓招投標(biāo)的范圍更廣、選擇更多、競(jìng)爭(zhēng)性更充分。電子招投標(biāo)系統(tǒng)一種招標(biāo)實(shí)踐的創(chuàng)新與展望，電子化招標(biāo)采購(gòu)模式更是未來(lái)在招投標(biāo)發(fā)展必然的趨勢(shì)，利用電子招標(biāo)來(lái)提高政府采購(gòu)的績(jī)效和透明度勢(shì)在必行?！?/p>

建立電子檔案系統(tǒng)，內(nèi)部流程更規(guī)范

采購(gòu)中心通過(guò)建立并完善了電子檔案系統(tǒng)，全面推行“雙隨機(jī)、一公開(kāi)”監(jiān)管，即隨機(jī)抽取檢查對(duì)象，隨機(jī)選派執(zhí)法檢查人員，抽查情況及查出結(jié)果及時(shí)向社會(huì)公開(kāi)。根據(jù)《政府采購(gòu)貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》第七十六條規(guī)定，采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立真實(shí)完整的招標(biāo)采購(gòu)檔案、妥善保存每項(xiàng)采購(gòu)活動(dòng)的采購(gòu)文件；《政府采購(gòu)法》第十二條規(guī)定，采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)對(duì)政府采購(gòu)項(xiàng)目每項(xiàng)采購(gòu)活動(dòng)的采購(gòu)文件應(yīng)當(dāng)妥善保存，不得偽造、變?cè)?、隱匿或者銷(xiāo)毀。采購(gòu)文件的保存期限為從采購(gòu)結(jié)束之日起至少保存十五年。根據(jù)《政府采購(gòu)法實(shí)施條例》第四十六條規(guī)定，《政府采購(gòu)法》第四十二條規(guī)定的采購(gòu)文件，可以采用電子檔案方式保存。

在內(nèi)部流程管理方面，采購(gòu)中心采用節(jié)點(diǎn)負(fù)責(zé)制，即接單、采購(gòu)文件制作、開(kāi)標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)、合同擬定等過(guò)程均由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，該模式可有效降低廉政風(fēng)險(xiǎn)?；谠撃Ｊ浇㈦娮訖n案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)過(guò)程內(nèi)部無(wú)紙化流轉(zhuǎn)。設(shè)立專(zhuān)職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案資料的收集整理及檔案系統(tǒng)的管理，所有相關(guān)過(guò)程檔案進(jìn)入采購(gòu)中心后直接交由專(zhuān)職人員歸檔并上傳電子檔案至檔案管理系統(tǒng)，采購(gòu)過(guò)程中如需查閱相關(guān)檔案直接登錄系統(tǒng)查閱，內(nèi)部過(guò)程不需要紙質(zhì)檔案流轉(zhuǎn)，既有效防止檔案流轉(zhuǎn)過(guò)程中丟失，又提高了檔案查閱便利性。

檔案管理系統(tǒng)的建立運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化和信息化，對(duì)日常采購(gòu)工作及檔案管理工作均帶來(lái)許多便利。如，通過(guò)一鍵搜索，便可輕松查閱。檔案查詢(xún)僅需在檔案管理系統(tǒng)中搜索項(xiàng)目檔案編號(hào)，即可直接查閱所有該項(xiàng)目采購(gòu)過(guò)程中相關(guān)記錄文件，尤其方便項(xiàng)目完成后仍在保存期限內(nèi)的檔案查閱。根據(jù)浙江大學(xué)的相關(guān)規(guī)定，采購(gòu)過(guò)程完結(jié)以后，采購(gòu)檔案在保存期限內(nèi)將轉(zhuǎn)交至浙江大學(xué)檔案館統(tǒng)一歸檔管理。檔案管理系統(tǒng)上線(xiàn)前，采購(gòu)中心內(nèi)部后續(xù)如有問(wèn)題需要查檔必須至校檔案館申請(qǐng)調(diào)閱，檔案管理系統(tǒng)的上線(xiàn)運(yùn)行，使得在十五年的保存期限內(nèi)，甚至期限之外，均可方便調(diào)閱檔案。采購(gòu)監(jiān)管部門(mén)、財(cái)務(wù)、審計(jì)等部門(mén)在采購(gòu)過(guò)程中也需查閱部分檔案，利用電子檔案系統(tǒng)，隨時(shí)為相關(guān)部門(mén)提供查閱服務(wù)，同時(shí)也為推進(jìn)“雙隨機(jī)、一公開(kāi)”監(jiān)管改革創(chuàng)造了條件。

此外，專(zhuān)人專(zhuān)崗的設(shè)置也使得歸檔更及時(shí)。設(shè)立專(zhuān)人專(zhuān)崗、責(zé)任到人，加強(qiáng)對(duì)管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，從思想上認(rèn)識(shí)檔案管理重要性。項(xiàng)目每完成后一個(gè)采購(gòu)階段，則將該階段的相關(guān)檔案及時(shí)歸檔并上傳到系統(tǒng)，而非等項(xiàng)目完全結(jié)束以后再統(tǒng)一整理，有效防止采購(gòu)檔案采編及保管期間有遺失、涂改、調(diào)換及損壞等情況的發(fā)生，確保檔案完整性。對(duì)于權(quán)限管理，該系統(tǒng)在確保安全方面作用明顯。檔案管理系統(tǒng)設(shè)置分級(jí)權(quán)限，除專(zhuān)職檔案人員外，其他用戶(hù)僅有查閱權(quán)限，無(wú)法調(diào)換修改，確保檔案的完整性、安全性。同時(shí)檔案系統(tǒng)設(shè)定資料定期備份，防止因系統(tǒng)問(wèn)題造成數(shù)據(jù)丟失的情況發(fā)生。

“加快政府采購(gòu)信息化發(fā)展，已經(jīng)成為深化政府采購(gòu)制度改革的戰(zhàn)略舉措和必然選擇，如何建立和完善適合高校的信息化采購(gòu)模式和管理模式，高校應(yīng)該大膽創(chuàng)新，不斷為高校政府采購(gòu)信息化帶來(lái)新體驗(yàn)，釋放新價(jià)值?！眲T表示。